Het verloop van de opdracht

Een handig overzicht van de logische stappen bij een bouwproject.


Het verloop van een architectuuropdracht

Het verzamelen van de inlichtingen

Vooraleer de opdracht gestart kan worden dient een goede basisinformatie aanwezig te zijn.  Als er geen opmetingsplan bestaat zorgt de bouwheer voor het opmeten van het perceel.  De meeste landmeters werken digitaal, als de landmeter gekend is neemt de architect contact met de landmeter en bezorgt deze de opmetingsplannen in digitale vorm.  De architect zorgt voor de stedenbouwkundige voorschriften.

Het voorontwerp

Het voorontwerp wordt in overleg gemaakt met de bouwheer ; het is belangrijk om te weten wie de cliënt is en wat deze wil. 

Het ontwerp wordt uitgewerkt vertrekkend vanuit een globaal idee dat liefst nog in een onaffe vorm wordt besproken met de bouwheer en na bespreking verder uitgewerkt.  Het aantal besprekingen is afhankelijk van de compexiteit van het ontwerp.  Als het nodig is zijn er voorbesprekingen met de gemeente of de brandweer of anderen.  Met de besprekingen groeit het ontwerp tot het in globaliteit klaar is.  De architect bezoekt het perceel om voeling te krijgen met de grond en wat errond hangt.

In voorontwerpfase kan geen correcte kostprijs berekend worden, wel een ruwe raming van de kosten op basis van de oppervlakte. 

Het bouwaanvraagdossier

Als het voorontwerp klaar is wordt het verder uitgewerkt tot een volledig bouwaanvraagdossier. 

Het ontwerp wordt verfijnd en verder gedetailleerd ; het verloop van de leidingen, verder uitwerken van de constructie.  Met het bouwaanvraagdossier is het ontwerp quasi klaar voor uitvoering.  Administratief zijn er ook nog een aantal aanvullingen die dienen te gebeuren ; inplantingsplan opmaken, gegevens berekenen die nodig zijn voor de aanvraag. 

Als het dossier klaar is worden de documenten ondertekend door alle partijen en wordt het dossier ingediend.  Afhankelijk van de situering wordt een vergunning afgeleverd in een periode tussen drie weken en zes maanden.  Bij ontvangst van een dossier wordt dit door de gemeente nagekeken op volledigheid en vraagt de gemeente de externe adviezen aan.  Het advies wordt afhankelijk van de omstandigheden gegeven door de gemeente of door de provincie.  Soms is een openbaar onderzoek nodig. 

Tijdens het verloop van de procedure volgt de architect de vordering van het dossier binnen de administratie op om op tijd te kunnen ingrijpen als het nodig is.

Het aanbestedingsdossier

Het aanbestedingsdossier bestaat uit de plannen, het lastenboek en de meetstaat.

Met de opmaak van het aanbestedingsdossier worden de plannen vervolledigd in functie van het prijsvragen aan de aannemers ; nog verder gedetailleerd, terug in vraag gesteld en gewijzigd. 

De ingenieur stabiliteit wordt in werking gesteld ; de plannen worden digitaal verzonden, als het nodig is voorbespreken, er wordt een grondsondering besteld om de draagkracht van de grond te kennen en het indicatief niveau van het grondwater.  In deze fase doet de ingenieur rekenwerk en worden nog geen plannen getekend, de weerslag van zijn werk zijn schetsen die de architect nakijkt.

Het lastenboek is een volledige beschrijving van alle werken die nodig voor de uitvoering van de werken ; het belangrijkste van het lastenboek is dat er een eenduidige overeenkomst met de aannemer kan opgesteld worden ; wat is wel inbegrepen en wat niet, waar zal nog verrekend worden, welke kwalteit dient geleverd.  Iedere architect heeft een eigen lastenboek dat met de opmaak van elk lastenboek verder verbeterd wordt en aangepast.  Er zijn basisteksten in omloop die gebruikt kunnen worden als basis en aangepast, veel delen worden volledig zelf geschreven.  Standaardteksten die iedereen gebruikt hebben als voordeel dat ze diagonaal gelezen kunnen worden door de aannemer.  Lastenboeken worden zo dun mogelijk gemaakt om het in slaap vallen van de lezers te vermijden, uiteindelijk worden ze dik omdat wat niet beschreven is ook niet kan afgedwongen worden van een onwillige aannemer. 

Met de meetstaat worden de hoeveelheden berekend ; hoeveelheid en soorten metselwerk, hoeveelheid beton, wapening, randpannen, tegels, dekvloeren.  Met de ontwikkeling van de software kan mits programmatie een gedeelte van de gegevens uit de digitale tekeneningen gehaald worden.  Met de berekende hoeveelheden en eenheidsprijzen die aannemers geboden hebben voor eerdere dossiers kan de kostprijs van de werken dicht benaderd worden, er blijft altijd wel een foutenmarge.

Bouwheren moeten nog groeien in het project ; in fase aanbestedigsdossier zijn er weinig bouwheren die weten welke steen ze willen, welke tegels gekozen zullen worden, hoe de keuken eruit zal zien.  Bij opmaak van het aanbestedingsdossier wordt gerekend met standaarden en verrekend naar gelang de keuzes gemaakt worden.  Voor sanitaire toestellen is er per toestel een budget met een bedrag om binnen een normale norm goede toestellen te kiezen, voor een werf waar een bouwheer vermoedelijk inbouwkraanwerk zal kiezen zijn er andere bedragen dan voor opbouw.  Voor de elektriciteit wordt ofwel een elektriciteitsplan opgesteld ofwel gewerkt met een standaard.  Veel keuzes worden geleid, de bouwheer maakt uiteindelijk wel zelf de definitieve keuze.  Er zijn ook facultatieve keuzes ; als ik van mening ben dat drievoudige beglazing een goede keuze zou kunnen zijn voor de bouwheer wordt aanbesteed met dubbele beglazing en een meerprijs gevraagd voor drievoudige beglazing.

De veiligheidscoördinatie wordt inbegrepen bij de aanbesteding.

Het prijsaanvragen en prijsvergelijken

De aannemers wordt prijs gevraagd, bij voorkeur worden digitale dossiers gebruikt, eventueel plannen in groot formaat afgedrukt geleverd.  Het prijsbieden vraagt de aannemers veel tijd, voor een woning is het bieden van een prijs het werk van één persoon voor drie werkweken, er worden prijzen opgevraagd van verschillende onderaannemers om een goede prijs te bieden.  Het prijsvragen vraagt dan ook veel tijd, aannemers geven niet zomaar prijs.  Ideaal wordt er prijs gevraagd aan een paar algemene aannemers en aan verschillende onderaannemers.

De prijzen worden vergeleken met een spreadsheet.  Als het aanbestedingsdossier goed gemaakt is liggen de geboden prijzen relatief dicht bij elkaar.  Met een goed marktonderzoek kunnen goede uitvoeringsprijzen bekomen worden en kan op een correcte en goede manier een goede overeenkomst afgesloten worden met de aannemer.  Prijzen die gevraagd moeten worden tijdens de uitvoering van de werken zijn altijd veel minder voordeling.  Prijzen die geboden worden zonder lastenboek en meetstaat kunnen niet vergeleken worden, zonder lastenboek en meetstaat zullen bij afrekening gemakkelijk supplementen zijn die gedacht waren inbegrepen te zijn maar dan toch niet inbegrepen zijn en bijbetaald moeten worden. 

De overeenkomst met de aannemer

De overeenkomst met de aannemer verwijst naar de plannen, het lastenboek en de meetstaat die grotendeels de inhoud van de overeenkomst met de aannemer bepalen.

De werfopvolging

Een werf die gestart wordt en dan kijken wat waar moet gebeuren komt niet goed, heel de planning en opvolging van de werf is erop gericht om fouten en moeilijkheden te voorkomen en te vermijden.  Het belang van een goede planning en opvolging kan niet onderschat worden. Bijvoorbeeld : Voor het aansluiten van de goot van een tegeldouche moet er hoogte genoeg in de dekvloer om de afvoerbuis in helling op de standleiding aan te sluiten, in praktijk afstand tussen aansluiting goot en aansluiting standleiding maximaal 1 meter, zonder extra speelruimte.  De plaats van de standleiding komt vast te liggen bij de uitvoering van de riolering binnen het gebouw ; bij een woning uitgevoerd binnen de veertien dagen na de start van de graafwerken.  Planning betekent dat bij uitvoering van de riolering de plaats van de goot voor de douche gekend is, het traject van de afvoerbuis en de plaats van aansluiting op de standleiding.  Gebrek aan planning wordt samengevat in de bewoording : “we lossen dat wel op”, wat in praktijk neerkomt op uitvoering volgens systeem X.

  • Het concept van de stabiliteitsstudie is al lang klaar, de ingenieur maakt voor elke plaat eerst bekistingsplannen die nagekeken worden door de architect en nadien wapeningesplannen die dan goedgekeurd worden voor uitvoering.  Welfsels worden besteld door de aannemer en gecontroleerd door de architect.
  • De berekeningen voor de energieprestatieregelgeving gebeuren voor een eerste keer ; met de maatregelen die gekozen zijn zitten we gewoonlijk niet zo dicht bij de grens dat eerder berekenen nodig is.  Bij het begin van de werken dient een startverklaring ingediend te worden, tijdens de werken worden stavingsstukken verzameld en na afloop van de werf de eindverklaring ingediend.
  • Ventilatiekanalen worden uitgetekend door de onderaannemer ; de tekening wordt ingelezen in de algemene plannen om fouten te vermijden.

Het opvolgen van de werken door een architect is van openbare orde : het belang is door de wetgever zo hoog ingeschat dat hiervan geen enkele afwijking mogelijk is, de wet legt de plicht bij de bouwheer.  De verplichting is tot stand gekomen als gevolg van een groot aantal schades die de overheid heeft doen ingrijpen.  In Nederland, waar er geen verplichte controle is door de architect, gebeurt de controle door de overheid en wordt betaald aan de overheid voor de controle ; de vorm is geëvolueerd naar een administratieve vorm, de regeltjes, bewijsstukken dienen aangeleverd door de aannemer.

De leiding van de werf en het toezicht op de werf gebeurt door de de werfleider, werfconducteur ; hij zorgt voor de planning van de werken, dat de onderaannemers komen wanneer ze moeten komen en doen wat ze moeten doen, dat de materialen besteld worden en geleverd. 

De taak van de architect is het opvolgen van de werken, de architect stuurt de werfconducteur aan.  Op de werf is de architect de persoon met de meest volledige kennis van het project ; bij het ontwerp is het gebouw in gedachten reeds volledig klaar en bij het uitvoeren begint het in delen te groeien, wat verschilt van het beeld in het hoofd van de architect is fout.  Verder kijkt de architect na of de werken goed uitgevoerd worden, van alle vakken weet je welk resultaat verwacht mag worden en dan zie je direct of een aannemer te laks bezig is of geen vakman is.  Van de werfcontroles worden werfverslagen gemaakt ; in de werfverslagen worden de genomen beslissingen genoteerd, belangrijk juridisch document vergelijkbaar met een logboek of de zwarte doos van het vliegtuig. 

Het opleveren van de werken

Als de werken klaar zijn is het de aannemer die vraagt of de werken opgeleverd kunnen worden.  De oplevering is vergelijkbaar met het buitenrijden van de nieuwe auto uit de showroom ; in grote lijnen is het de overdracht van het eigendom van de aannemer op de bouwheer, symbolisch worden de sloten vervangen.

Formeel wordt een proces-verbaal van voorlopige oplevering gemaakt : bouwheer, aannemer en architect maken een rondgang door de woning en kijken na of er nog zichbare gebreken zijn.

De niet-zichtbare gebreken worden opgeleverd bij de definitieve oplevering, één jaar na de voorlopige oplevering.  Deze oplevering gebeurt bijna steeds louter door het verstrijken van de tijd ; als er gebreken zijn die zichtbaar worden door het gebruik, bv de verwarming die niet werkt, verwittigt de bouwheer de aannemer en komt die de zaak in orde maken.  Als het probleem niet opgelost raakt contacteert de bouwheer de architect.

De tienjarige aansprakelijkheid start contractueel bij de voorlopige oplevering.